Trả lời:
Theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch thì trong trường hợp tiếp nhận yêu cầu chứng thực mà người thực hiện chứng thực nghi ngờ, phát hiện giấy tờ, văn bản chứng thực là giả thì có quyền
“5. Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực” (khoản 5 Điều 9) và
“6. Lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai thẩm quyền, giả mạo hoặc có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định này” (khoản 6 Điều 9 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP).
Như vậy, trong trường hợp tiếp nhận giấy tờ, văn bản có yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính người thực hiện chứng thực nghi ngờ hoặc phát hiện giấy tờ văn bản giả mạo thì phải xử lý theo quy định pháp luật và từ chối chứng thực. Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.
Trong trường hợp, bằng mắt thường người thực hiện chứng thực không phát hiện được giấy tờ, văn bản giả mạo và đã thực hiện chứng thực thì công chức tư pháp- hộ tịch cũng không nên quá lo lắng. Vì, người thực hiện chứng thực không cố ý thực hiện chứng thực giấy tờ, văn bản giả mạo và Điều 19 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cũng quy định:
“1. Người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao; không được yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản quy định tại Điều 22 của Nghị định này”.
Do đó, người thực hiện chứng thực chỉ chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao đúng với bản chính và sẽ không phải chịu trách nhiệm khi chứng thực giấy tờ, văn bản giả mạo. Tuy nhiên, trong quá trình tác nghiệp công chức tư pháp – hộ tịch cần nêu cao tinh thần trách nhiệm, đạo đức công vụ của cán bộ, công chức để tránh sai sót đáng tiếc ảnh hưởng đến quyền lợi ích của người dân và xã hội nói chung.
Câu 2. Bản sao y bản chính có thể dùng để chứng thực không?
Trả lời:
Khoản 2 điều 3 Nghị định
23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định:
“Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác”. Như vậy, có thể hiểu bản sao được chứng thực từ bản chính chỉ có giá trị pháp lý như bản chính trong trường hợp sử dụng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch.
Theo quy định tại điều 18 Nghị định
23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch thì chỉ bản chính giấy tờ, văn bản thuộc quy định trên mới được làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính. Vì vậy, không thể lấy bản sao khai sinh để chứng thực.
Câu 3. Chứng thực bản sao của sơ yếu lý lịch
Tôi có làm 01 bản sơ yếu lý lịch tự thuật và đã được Ủy ban nhân dân xã nơi có hộ khẩu thường trú đóng dấu giáp lai lên ảnh dán trong sơ yếu lý lịch. Hiện nay tôi có nhu cầu cần làm thêm 02 bản sơ yếu lý lịch nhưng tôi không có điều kiện về quê (nơi đăng ký hộ khẩu thường trú). Tôi có thể tự làm thêm sơ yếu lý lịch sau đó mang ra Phòng công chứng hay Ủy ban nhân dân xã tại nơi tạm trú để được chứng thực giống với bản gốc không?
Trả lời:
Trước hết, theo thông tin bạn cung cấp thì sơ yếu lý lịch của bạn chỉ mới được Ủy ban nhân dân xã đóng dấu giáp lai lên ảnh dán. Tuy nhiên, sơ yếu lý lịch của bạn chỉ có giá trị khi được cơ quan có thẩm quyền (Ủy ban nhân dân) xác nhận (ký, đóng dấu và đóng dấu giáp lai tất cả các trang). Nếu sơ yếu lý lịch của bạn chưa có đủ yêu cầu này thì bạn phải về nơi có hộ khẩu thường trú để xin xác nhận sơ yếu lý lịch (vì sơ yếu lý lịch có các thông tin về hộ tịch, nhân thân). Nếu bạn xin xác nhận ở nơi đang tạm trú thì chỉ được xác nhận chữ ký mà không được xác nhận thông tin nhân thân, hộ tịch trong sơ yếu lý lịch.
Trường hợp sơ yếu lý lịch của bạn đã được ký, đóng dấu đầy đủ thì bạn hoàn toàn có thể thực hiện thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính sơ yếu lý lịch đã có tại Phòng Tư pháp (Ủy ban nhân dân cấp huyện), Phòng Công chứng (thuộc Sở Tư pháp), Văn phòng công chứng (tư nhân) hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi bạn tạm trú (căn cứ Điều 77 Luật Công chứng năm 2014, các điều 5, 18, 20 Nghị định số
23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch).
Bạn không được làm thêm bản sơ yếu lý lịch mới để chứng thực mà phải thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính đã có. Cần lưu ý là nếu bản chính sơ yếu lý lịch bị tẩy xóa, sửa chữa, hư hỏng, không xác định được nội dung,... thì không được dùng làm cơ sở bản sao (căn cứ Điều 22 Nghị định số
23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch).
Câu 4: Việc chứng thực chữ kí có yếu tố nước ngoài
Tôi có một văn bản bằng tiếng Anh, nội dung là cha mẹ đồng ý ủy quyền cho người khác (ở nước ngoài) làm bảo lãnh cho con của họ trong thời gian học ở bên trường (Canada); tôi cần người làm chứng và xác nhận 2 vợ chồng anh chị này đã ký vào văn bản đó thì tôi có thể làm xác nhận/chứng thực này ở cơ quan/bộ phận nào? Tôi xin cảm ơn!
Trả lời:
Anh/chị có thể liên hệ Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn hoặc Phòng Tư pháp quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh tiến hành thủ tục chứng thực chữ ký củavợ chồng anh, chị nói trên. Thủ tục chứng thực chữ ký được thực hiện theo quy định tại Điều 24 Nghị định số
23/2015/NĐ-CP ngày 06/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch như sau:
“1. Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
a) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
b) Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.
2. Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 Điều này, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 của Nghị định này thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:
a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
3. Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều này thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.
4. Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều này cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:
a) Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;
b) Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
c) Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;
d) Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản”.